Pemanfaatan Media dalam Peningkatan Kinerja Kelompok
Kemudahan
teknologi kini telah memperingan kinerja kelompok dan juga meningkatkan
efektivitas sebuah kelompok. Dahulu, sebuah kelompok hanya terdiri dari
beberapa anggota dengan jumlah anggota yang relatif sedikit berkisar 5 sampai
15 orang. Selain itu, kelompok tradisional juga memiliki keterbatasan waktu dan
tempat. Artinya, mereka hanya mengandalkan komunikasi secara langsung yaitu face-to-face di suatu tempat dan waktu
tertentu untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Kini, sebuah kelompok dapat
memanfaatkan media, khususnya dengan tersedianya jaringan internet dan
fasilitas email, teleconference, sebuah kelompok dapat meningkatkan efektivitas
mereka terhadap waktu dan tempat. Dengan adanya media, sebuah kelompok tidak
hanya beranggotakan orang-orang dengan kuantitas kecil tetapi dengan kuantitas
yang besar, karena dengan media orang-orang yang memiliki satu kesamaan dapat
bergabung dan saling berbagi melalui media tersebut sehingga terciptalah sebuah
kelompok. Dalam hal penyelesaian kerja, anggota kelompok yang memiliki masalah
dengan tempat dan waktu tetap dapat menyelesaikan tugasnya tepat waktu dengan
memanfaatkan email, teleconference dan intranet.
Contoh
kecil yang ada disekitar kita adalah kelompok kecil dalam urusan tugas kuliah.
Biasanya mahasiswa sulit untuk diajak bertemu langsung dan diajak mengerjakan
tugas bersama, masing-masing diantaranya memiliki kepentingan yang sama-sama
mendesak. Akhirnya, daripada tugas mereka tidak dapat diselesaikan, kelompok
tersebut memutuskan untuk membagi-bagi tugasnya dan memanfaatkan email atau
surat elektronik untuk saling bertukar materi. Tiap-tiap anggota akan
mengirimkan hasil pekerjaan mereka kepada salah satu anggota yang dianggap
mampu untuk menangani atau bisa juga dianggap sebagai ketua yang dipercayai
untuk menyatukan tugas tersebut. Pemanfaatan media disini membuktikan adanya
efektivitas waktu dan tempat dalam upaya peningkatan kinerja kelompok. Karena
kita ketahui sendiri sebuah kelompok dengan anggota yang memiliki kesamaan
biasanya ketika dipertemukan justru akan lebih banyak membahas hal yang kurang
penting daripada menyelesaikan tugas mereka.
Kemudian
bagaimana cara untuk meningkatkan kinerja kelompok? Diperlukan sebuah
kolaborasi di antara anggota kelompok yang terdiri dari aspek-aspek kognitif, emosional dan motivasi
komunikasi. Kelompok perlu menerima dan
menyimpan informasi dari berbagai jenis, dari satu sama lain dan dari berbagai
sumber lain. Penelitian Hollingshead (1993) menyajikan sebuah sistem
klasifikasi berdasarkan peran fungsional untuk mendukung kolaborasi kelompok.
Empat kategori dari sistem klasifikasi berdasarkan teknologi:
1.
GCSS (Group Communication Support
System)
GCSS
adalah kemampuan untuk mengizinkan anggota kelompok berkomunikasi menggunakan
media. Sebagai ilustrasi, GCSS bervariasi dalam saluran yang tersedia untuk
kelompok seperti visual, pendengaran,
teks dan grafis.
Tabel :Tipologi dukungan sistem
komunikasi kelompok
|
Modalitas
yang tersedia
|
Sinkronis
|
Asynchronous
|
|
Visual
|
Konfrensi Video
|
Pertukaran Dvd
|
|
Audio
|
Telepon Konfrensi
|
Pesan Suara
|
|
Teks, Graphik
|
Konfrensi Komputer, Pesan
Singkat, Tempat Chatting
|
Fax, e-mail, pesan teks,
newsgroup, kelompok diskusi. Homepage, website, blog, wiki
|
Tabel
diatas memberikan contoh GCSS mengorganisasi saluran komunikasi yang disediakan
oleh teknologi (video, audio, teks grafis) dan distribusi sementara anggota,
yaitu apakah mereka berkomunikasi serentak atau tidak serempak.
GISS (Group Information Support System)
Anggota
kelompok memiliki banyak akses tempat menyimpan informasi seperti database,
arsip dan internet atau pengetahuan lain dari anggota kelompok lain. Intranet
seperti yang kita ketahui adalah website yang mendukung berbagai macam
informasi dan pengetahuan didalamnya dan untuk berbagi sesama
karyawan.tergantung dari konfigurasinya.
GXSS (Group Exchange Support System)
Fungsi
GXSS adalah komunikasi antara anggota kelompok dengan kelompok eksternal dapat
dilakukan dengan salah satu sistem GCSS dan GISS. Pada saat yang sama,
seseorang dapat mempertimbangkan interaksi dengan agen non-manusia seperti
webbot eksternal untuk kelompok sebagai mengakses lagi jenis lain dari
informasi database, sehingga membuatnya menjadi kasus khusus dari GISS.
Organisasi semakin mampu menghubungkan agen-agen pada intranet dengan
orang-orang dari klien, mitra, pemasok atau subkontraktor, melalui extranet
berbasis Web yang aman. Dengan demikian, extranet berfungsi sebagai
infrastruktur terpadu untuk GXSS yang mencapai luar batas organisasi tradisional
atau analog digital, firewall perusahaan.
GPSS (Group Performance Support System)
GPSS
merupakan usaha sebuah kelompok untuk meningkatkan performa kinerja kelompok
dengan pemanfaatan perangkat lunak, GCSS, GISS, GXSS. Kebanyakan kelompok menggunakan sistem ini
untuk menambah tatap muka dalam upaya pengambilan keputusan mereka .Sistem ini
bervariasi untuk jenis dukungan tugas yang diberikan kepada kelompok, ukuran
kelompok yang bisa menggunakan sistem, dan apakah fasilitator terlatih
diperlukan untuk menambah perangkat lunak GPSS.
Dengan memaksimalkan
penggunaan GCSS, GISS, GXSS dan GPSS dengan baik dan tepat, sebuah kelompok
dapat meningkatkan performa dan kinerjanya. Tidak hanya itu, hubungan diantara
masing-masing anggota juga akan semakin erat.
Begitu
banyak kemudahan yang diberikan oleh media saat ini tidak serta merta
mendatangkan dampak positif untuk kelompok. Ada beberapa dampak negatif yang
diciptakan dengan adanya penggunaan media oleh kelompok. Poole dan DeSanctis (1990) terinspirasi
oleh kontribusi teoretis yang
berpengaruh dari teori struktur Giddens' (1984), yang disebut juga
sebagai teori struktur adaptif. Teori struktur adaptif ini menekankan bagaimana
pentingnya interaksi sebagai sekumpulan proses, baik dalam menentukan hasil
dalam suatu kelompok dan dalam menengahi efek yang ditimbulkan oleh teknologi
tertentu. Pada dasarnya, teknologi sosial menyajikan suatu aturan struktur dan
operasi ke dalam suatu kelompok tanpa mereka sadari, kelompok secara aktif
memanfaatkan teknologi tersebut untuk menunjang kinerja mereka dan
mengakibatkan restrukturisasi teknologi seperti memanfaatkan teknologi untuk
membentuk jaringan atau sistem interaksi kelompok sendiri. Dengan demikian,
kelompok tersebut akan mengalami ketergantungan terhadap teknologi atau media
baru yang sudah terbiasa dimanfaatkan oleh mereka untuk menunjang kinerja
mereka sehingga mengurangi interaksi kelompok tersebut secara langsung seperti
kurangnya intensitas pertemuan atau waktu berkumpul yang semakin sedikit yang
dari waktu ke waktu akan mempersulit kelompok tersebut dalam upaya peningkatan
kualitas kekompakan di dalam kelompok tersebut. Jika terjadi permasalahan dalam
pengambilan keputusan di dalam kelompok akan terjadi kesulitan untuk
menyelesaikan permasalahan itu dikarenakan kurangnya kedekatan yang intens dari
masing-masing anggota.
Terlepas dari dampak positif dan
negatif yang telah diberikan oleh media dan teknologi, sesungguhnya teknologi
yang kita manfaatkan saat ini sudah sangat mempermudah dan menunjang segala
bentuk aktivitas sehari-hari terutama untuk menunjang kinerja kelompok. Semua
dampak yang diberikan oleh media teknologi bergantung pada bagaimana sebuah
kelompok mampu memanfaatkan teknologi tersebut untuk menunjang dan meningkatkan
kinerja kelompoknya tanpa harus kehilangan hubungan kelompok yang sesungguhnya.
Dengan demikian, diperlukan kesadaran dari dalam diri masing-masing anggota
sehingga dapat meminimalisir aturan-aturan yang dibawa oleh teknologi dan tidak
pernah disadari langsung oleh kelompok yang memanfaatkan media.
0 komentar:
Posting Komentar